La gestion électronique des documents
La gestion électronique de documents (GED) est un système informatisé dont l’objectif est d’optimiser la gestion des données et documents numériques d’une organisation. Découvrez dans cet article le principe et les avantages de recourir à ce procédé.
En quoi consiste la GED ?
Également désignée par l’acronyme ECM (pour l’anglais « Entreprise Content Management »), la Gestion Électronique des Documents couvre tout le cycle de vie de chaque document depuis son acquisition jusqu’à sa diffusion en passant par son indexation et son stockage.
Les entreprises prennent conscience de la valeur de leurs informations et de l’intérêt de les capitaliser. Par ailleurs, l’explosion des volumes de données et l’obligation de réduire la masse de documents papier créent de nouveaux enjeux, en plus des exigences du marché auxquelles tous ses acteurs doivent se plier : productivité, mobilité, travail collaboratif et économie.
La GED représente la solution optimale à toutes ces problématiques en faisant gagner énormément de temps et d’argent aux organisations. En effet, l’ensemble des informations dont les salariés ont besoin est centralisé dans un référentiel unique, classé de manière pertinente, traçable et rapide à retrouver par un algorithme statistique puissant.
Comment choisir un logiciel de GED ?
Le choix des logiciels de gestion électronique de documents est large. Pour sélectionner la solution à même de répondre à ses exigences, chaque entreprise doit tenir compte de différents critères, notamment :
- le volume et le type de données et documents à traiter (courriers, offres commerciales, dossiers RH, dossiers opérationnels, factures, fiches produits, dossiers clients/fournisseurs),
- les technologies IT existantes pour la compatibilité avec le reste du système d’information
- les besoins et contraintes spécifiques de son métier.
Outre la simplicité d’intégration, d’administration et d’utilisation, l’étendue des fonctionnalités est cruciale. Il est par exemple recommandé d’adopter un programme proposant l’automatisation de la capture sans saisies multiples, la synchronisation qui permet l’accès depuis différentes plateformes (incluant les appareils mobiles, devenus des outils de travail indispensables). La sécurité est un autre point-clé, afin que l’archivage, tout comme la recherche et le partage des informations, se fasse sans risque de vol ou de perte.
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